フリーランスのエクセル屋さん

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納品書から請求書への転記作業を無くす方法提案

課題

商品を納入する際に納品書を発行し、月締めで請求書を発行しなければならない。
でも、全ての納品書から請求書に転記するのがとっても手間です。 

 

詳細説明
文房具を扱う会社様です。
毎月、顧客から発注がある度に、製品を詰め、納品書を作成、同梱して発送します。
月末になると、顧客ごとの納品書の内容を集計転記し、その月の請求書を作成してます。

 

作業手順を図示すると以下のようになります。

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作業手順

問題点

①納品データを目視で集計して、月末請求書を再作成しているため、工数がかかりミスが起きやすい。
②納品書、請求書のファイル数が毎月増えていく。
③年間での情報など、別の視点でみたいという要望があった時、再度集計し直す必要がある。

 

こんな課題をこんな形で再設計します。

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データベースとなるエクセルに納品時に情報を打ち込めば、納品書の形にも請求書の形にも、一度様式を作ってしまえば自動で集計転記されます。

 

注意

VBAなどは使用しておりません。全部EXCEL関数の応用で作れますので、ちょっとした変更、修正は一般的なEXCEL関数の知識があれば自由にできます

 

コメント

こうした改善は一度やってしまえば、簡単なメンテナンスさえできればいつまでも使える応用力があります。また、社員の方もこういった改善事例を目の当たりにし、しばらく完成品を利用していれば、「仕組み」作成などにも慣れ、自分で組み上げる力が付きます。社員の改善能力アップという観点からも、こうした改善提案は積極的に取り入れるべきかと思います。