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マンガ記事⑦資料作成~びふぉあ株式会社~

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一コマ目

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二コマ目

 

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三コマ目

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四コマ目

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五コマ目

マンガ解説

資料作成についてのマンガになります。

私がとある会社で経理をしていた際、様々な会議ごとに毎月大量の資料を作っていました。具体的には経営会議のための資料などは毎月決まった資料が11種類ありました。連結B/S、連結P/L、連結C/F、子会社分析、粗利分析表などなど・・・いずれも簡便化したものではなく、A3用紙に物凄い量の数値が並んだ資料ばかりです。それを経営会議で部長が一枚一枚説明していくのです。経理の専門家でも無い、多忙な経営陣が理解できるでしょうか。勿論、不可能です。

何故このような事が起こるのでしょうか。

私はもともと、特定のヒトを批判するのはあまり好みませんが、こと「資料の量が多すぎる問題」については「聞く側の人間」に問題があると思います。資料が増えてしまう理由は、以下のいずれかです。

①聞く側が必要な情報を明示せず、説明側が大量の資料を準備している。

聞く側が知りたい要点をまとめず、目的が明確でない場合、説明側は全ての問いに回答するため、あらゆる視点で見、説明を準備する必要があります。要は説明側のポイントが絞れておらず、どこから弾が飛んできても良い様に、常に全力の資料作成を部下に強要する事になります。

②説明力の無い人間に説明をさせている。

目的を明確に伝えても、資料を大量に準備する人はいます。具体的に言えば、自分の要約した説明に自信がなく、全てを説明する事で自らの責任を果たそうとしている方です。もし説明しなかった部分で問題が起きた場合、自身の責任になる事を恐れているのです。(このケースは責任転嫁やパワハラが横行している会社などで、保身のために行われます)しかし、これは説明する人を責めるべきではありません。聞く側に、説明する人間を選ぶ権利があるべきですから、聞く側が誤った人選をして放置している事が、資料の増加を助長しているのです。

 

カルビーの元会長兼CEO、松本晃氏

こうした資料増をドラスティックにメスを入れた方に松本晃氏がいます。この方はRIZAPの再建に引っ張られて騒がれましたが、元々はカルビーで素晴らしい成績をあげられた方です。カルビーで松本氏の取った手法は、①の徹底であると思われます。

(当時のカルビーは)各種データはグラフ化され、会議資料はパワーポイント一面に9つのグラフを載せた通称「9面グラフ」が基本でした。グラフが9つもあると、どこがポイントなのかひと目ではわからない。しかもそのことに疑問を持たない資料病、データ病が蔓延していました。

そのような状況を見て、就任早々に訴えたのが「ノーミーティング、ノーメモ」。つまり会議不要、資料不要という意味です。それまでとは180度の転換ですが、戸惑う社員に「資料は1円も生まない」と繰り返しました。11年には経営指標の健全化を目指すプロジェクトをスタートさせ、「経営指標はA4・1枚」にまとめました。会議資料も基本は同じで、そこにない情報は、口頭で説明され、出席者は頭の中に入れる。頭に残らないのは、ろくでもない情報だから忘れていいんです。

 参考:https://president.jp/articles/-/20187

 

非常に的を射たご意見なので是非ご一読下さい。

もし本当に会社を改善するのであれば、先ずは読む側が「資料は1円も生まない」ことを認識し、必要な情報を厳選して絞り込む事を第一にやるべきと思います。

 

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