マンガ解説
前回のマンガ↓でもあらたさんがボソッと言ってたのですが、ちょっとしたデータベースはEXCELで作れます。
牛刀を以て鶏を割くという言葉もありますが、現場間の情報交換の効率化レベルであれば、わざわざ独自のデータベースシステムを作る必要はありません。
機能としては、整理整頓されたEXCELで十分です。
ただ、こういう事を言うと、頻繁にある質問が以下二つです。
Question1：なぜ、システムではなくエクセルでのデータ管理なのか。
Question2：何故わざわざ外部の人間を入れる必要があるのか。自分達でできるのでは？
今回は、それぞれのご質問について、理由を説明致します。
Question1：なぜ、システムではなくエクセルでのデータ管理なのか。
①コストが安い
本格的なデータベースを作成する際にはシステムのプロに委託し、仕様の設計からデータの抽出フォーマットまで、エンジニアの調整工数分費用が上乗せされ、仕様変更などを繰り返すと莫大なコストがかかります。
一方でエクセルはWINDOWSに標準装備されているため、WINDOWSパソコンさえあれば、システム自体の導入費用はかかりません。仕様の微調整程度であれば、少し勉強すれば誰でも可能なので、変更のためにわざわざ業者を呼ぶ必要もありません。
②維持が簡単
もし独自のシステムでトラブルが起きた際、管理会社の対応が遅れたり、悪かったりした場合、業務が滞って会社の存続に影響する事態も考えられます。
エクセルであれば、現在ではインターネットを通じて、たくさんのエクセル関数が紹介され、分かりやすい説明がされています。それだけにトラブルがあっても解決できる人材も見つけやすく、いなかったとしても比較的簡単に育成が可能です。
③仕組みがシンプルで効率的（業務の整理・効率化が可能）
システム導入の際のトラブルとしてありがちなのが、現状の業務をそのままシステム化するために、無駄業務をそのまま仕組みに取り入れ、意味不明な機能を持つ、大容量システムになる事です。
エクセルは独自のシステムと違い、できる事の自由度は高くない為、先ず業務の規則性の洗い出しが必要になります。しかし、その制約があるからこそ、業務自体の見直しを図る事ができ、シンプルで効率的な仕組みが出来上がるのです。
Question2：何故わざわざ外部の人間を入れる必要があるのか。自分達でできるのでは？
①政治的軋轢が生じにくい
社内では様々な利害、抵抗が入り交じり、情報の共有を躊躇う場面が生じるケースが多々あります。利害の衝突があった場合、社内の人間では今後の人間関係もあり、なあなあで済ませてしまう事が多いものです。
外部の人間であれば、そういった政治を考慮する必要なく業務を進める事ができ、仮に対人で問題が生じても、プロジェクトの凍結や契約解除すれば、社内の本業に支障が出る事はありません。
②情報が分散しない
社員にとってはデータ管理は元々本業の片手間でやる事なので、それぞれが業務周りの情報しか集めません。その結果、情報管理のデータベースが分散し、情報元も別の人から何度も確認される事になります。
組織規模が大きくなればなるほどこの傾向は強まり、意思疎通のためだけの人員、コストが増大していきます。その点で、内部でのしがらみの無い外部の人間は、全体を見ながら情報を集約できます。
③「データの整理、仕組み作り」と「データの有効活用」は別の専門能力である
ほとんどの社員の方々は「データ」を使って仕事をするプロであって、データを整理・管理するプロではありません。例えば営業力のある人間に、エクセルの仕組みを構築せよと指示を出すのはリソースの無駄使いです。その点、弊社の担当者は「簡単で」「柔軟で」「維持コストの安価な」情報共有の仕組みづくりの実績があります。組織内部で成果を出した人間ならではの「一度作ってしまえば細かなメンテナンスが不要な仕組み」をご提案致します。
私は会社内部で仕事をしているうち、生産性の乏しい情報共有会議に多くの社員が時間を奪われ、集中を乱されて非効率な仕事をしているのを目の当たりにしました。もしかすると一人一人にとっては瑣末なものと感じるかもしれません。しかし、こうした無駄な作業によるストレスやトラブルは、組織全体にボディーブローのように効いてきます。
これまではこういったトラブルを、社員のサービス残業や個人の力技で乗り切ってきた会社も、今後働き方改革が推進されていけば、自社の社員だけは解決困難になるかもしれません。
会社にとってもフリーランスの登用や、得意な社員の育成が急務になってくるやもしれませんね。。
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